Les factures de vente

L’entête de la facture

Les noms (avec la forme sociale dans le cas d’une société), adresse, nº de TVA de votre société, le nº de registre du commerce pour une entité luxembourgeoise.
Le nom officiel (pas l’enseigne commerciale), l’adresse complète, le nº de TVA du client s’il s’agit d’un assujetti (si le client n’est pas assujetti, la mention NA évite toute ambiguïté)
Le lieu et date de création de la facture.
L’intitulé FACTURE si la société est assujettie à la TVA; nous suggérons l’intitulé NOTE DE DEBIT si la société n’est pas assujettie à la TVA. L’intitulé sera AVOIR ou NOTE DE CRDIT pour une annulation ou correction de la facture
Nº du document: la numérotation des factures doit être chronologique et aucun saut de numéro n’est autorisé
Une mise à zéro de séquence de la numérotation est autorisée (nous le recommandons) au début de chaque nouvel exercice fiscal; dans ce cas, il est pratique d’inclure l’indice de l’année dans le numéro de facture.

Il est également préférable d’avoir une numérotation distincte pour les factures et les notes de crédit; par exemple les numéros de factures ont 5 chiffres et les notes de crédit 4.

Le corps de la facture

La date de livraison des biens ou du service
La référence et la désignation du bien ou du service (la description doit être claire et suffisamment précise pour déterminer le taux de TVA pour cette transaction)
Le prix unitaire et la quantité
La ristourne éventuelle
La devise dans laquelle la facture est libellée
La base d’imposition doit être ventilée par taux de TVA
Le montant de la TVA due
Le montant total TVA comprise

Remarques à propos de la TVA

Les factures peuvent être établies dans n’importe quelle devise. Seul, le montant de la TVA due doit être exprimé dans la devise de la facture et en euros.
En cas d’exonération de l’application de TVA, la raison légale de cette exonération doit être indiquée sur le document en faisant référence à la Directive Européenne ou à la disposition nationale applicable. Pour les livraisons intracommunautaires, LE RECOURS à LA Directive Européenne est plus simple.

Le pied de la facture

Le délai de règlement, la date d’échéance. Pour d’évidente raison pratique, n’oubliez pas de mentionner les coordonnées de votre compte bancaire en format IBAN ainsi que le code BIC.
Les factures doivent être libellées dans la langue du pays dans lequel l’entreprise a établi son siège social et la TVA due appliquée sur le document doit aussi être exprimée dans la devise du pays du siège social.

Classement correct des documents

Les factures doivent être classées par ordre de numéro (le plus petit en dessous) et ceci dans un même classeur. Il convient de séparer les factures et les avoirs (notes de crédit).