Les notes de frais

Il s’agit du cas où des dépenses pour compte de l’entreprise sont effectués et payés par le gérant et/ou administrateur et où le remboursement est demandé en une fois. Dans ce cas, il y a lieu d’établir une note de frais par remboursement.

Exemples

Frais postaux
Souche restaurant
Ticket de caisse pour diverses fournitures
Frais de parking etc.
La note de frais est rédigée mensuellement en général, de la manière suivante:

Elaborer un tableau récapitulatif reprenant la date, la nature et le montant de chaque dépense (par exemple dans un tableau Excel)
Agrafer/coller sur une feuille tous les justificatifs par rubrique (du pays et étranger séparément)
Les kilomètres réalisés au moyen du véhicule personnel pour compte de l’entreprise sont repris dans la note de frais. Les frais réels relatifs au véhicule privé ne peuvent être repris sur la note de frais et ne pourront donc pas être déduit à titre de frais professionnel.
Les notes de frais sont remboursés par la banque, voire par la caisse.

Afin d’éviter une double comptabilisation, les dépenses effectués au moyen de la carte de crédit de l’entreprise ne seront pas reprises sur la note de frais.